Guida EUDR: Come creare una Dichiarazione di Dovuta Diligenza (DDS) su TRACES NT

L'entrata in vigore del Regolamento UE sulla Deforestazione (EUDR - Regolamento UE 2023/1115) segna un cambio di paradigma per gli importatori e gli operatori commerciali nell'Unione Europea. Per immettere sul mercato dell'UE o esportare prodotti chiave come legno, cacao, caffè, gomma, bovini, olio di palma e soia, le aziende devono dimostrare che le merci non provengono da terreni deforestati o degradati dopo il 31 dicembre 2020.

Il cuore operativo di questa conformità è la Dichiarazione di Dovuta Diligenza (DDS - Due Diligence Statement), che deve essere obbligatoriamente registrata nel sistema della Commissione Europea: TRACES NT (Trade Control and Expert System New Technology).

In questa guida dettagliata, analizzeremo come strutturare e inviare correttamente una DDS su TRACES NT, quali requisiti tecnici rispettare (inclusi i file GeoJSON) e come ottimizzare il processo per la tua filiera aziendale.

Cos'è la Dichiarazione di Dovuta Diligenza (DDS) e perché è fondamentale?

La DDS è la dichiarazione legale con cui un operatore si assume la responsabilità della conformità delle proprie merci. Sottoscrivendo la DDS, l'azienda dichiara che:

I prodotti non sono associati alla deforestazione o al degrado forestale.
Le merci sono state prodotte nel rispetto della legislazione pertinente del Paese di produzione.
È stato condotto un rigoroso processo di Dovuta Diligenza (raccolta dati, valutazione e mitigazione del rischio).

Senza un numero di riferimento DDS valido generato da TRACES NT, le merci non potranno superare i controlli doganali o essere immesse sul mercato unico dell'UE.

Prepararsi all'invio: Requisiti preliminari su TRACES NT

Prima di accedere alla piattaforma TRACES NT per compilare la dichiarazione, è essenziale raccogliere e strutturare tutte le informazioni obbligatorie della catena di fornitura.

1. Dati di tracciabilità e localizzazione (GeoJSON)

L'EUDR richiede la tracciabilità fino all'appezzamento di terreno (plot of land) di origine:

Appezzamenti fino a 4 ettari: È sufficiente indicare un singolo punto con coordinate geografiche (latitudine e longitudine con almeno 6 cifre decimali).
Appezzamenti superiori a 4 ettari: È obbligatorio fornire poligoni che delimitano l'esatto perimetro del terreno in formato GeoJSON.

2. Informazioni sui prodotti e codici doganali

È necessario identificare chiaramente i prodotti utilizzando le voci della Nomenclatura Combinata (NC) o i codici del Sistema Armonizzato (HS), specificando la descrizione commerciale, la quantità (peso netto o volume) e la specie botanica (in particolare per gli importatori di legno e derivati).

3. Valutazione del rischio (Risk Assessment)

Devi dimostrare di aver valutato fattori quali la presenza di popolazioni indigene, il livello di deforestazione regionale, l'affidabilità dei fornitori e il livello di rischio assegnato al Paese d'origine (Country Benchmarking).

Guida Passo-Passo: Creare una DDS su TRACES NT

Passo 1: Registrazione e accesso a TRACES NT

Per iniziare, la tua organizzazione deve disporre di un account EU Login ed essere registrata nel sistema TRACES NT come Operator o Trader. Assicurati che l'indirizzo aziendale e il numero EORI corrispondano esattamente ai dati registrati presso le autorità doganali.

Passo 2: Avviare una nuova Dichiarazione di Dovuta Diligenza

All'interno del portale TRACES NT, naviga nella sezione EUDR e seleziona "Create new Due Diligence Statement".

Passo 3: Inserimento delle informazioni generali e dell'Operatore

Inserisci i dettagli dell'operatore responsabile.
Specifica il ruolo aziendale (Importatore, Trasformatore, Commerciante).
Inserisci i dati relativi alla dichiarazione doganale (se applicabile).

Passo 4: Caricamento dei dati geografici e GeoJSON

Questa è una delle fasi più critiche per gli importatori di legno e materie prime agricole. Inserisci i file GeoJSON relativi a tutti gli appezzamenti coinvolti nella produzione del lotto:

Il sistema eseguirà una validazione automatica della geometria dei poligoni per verificare sovrapposizioni o errori di formattazione.
Attenzione: Un singolo errore di sintassi nel file GeoJSON o una coordinata errata rifiuterà l'intera DDS.

Passo 5: Associare le merci e la documentazione di mitigazione

Collega ciascun lotto di prodotto alle rispettive coordinate geografiche di origine. Se dalla valutazione è emerso un rischio non trascurabile, dovrai allegare la documentazione relativa alle misure di mitigazione adottate (es. certificazioni di terze parti, audit sul campo, analisi satellitari).

Passo 6: Revisione, Firma e Invio

Dopo aver controllato la completezza dei dati, invia la dichiarazione. TRACES NT genererà un numero di riferimento univoco della DDS e un codice di verifica. Questo numero dovrà essere fornito alle autorità doganali per lo sdoganamento delle merci.

Le principali sfide per gli importatori

Per le aziende con filiere complesse, la gestione manuale delle DDS su TRACES NT presenta criticità operative rilevanti:

Gestione massiva di dati geografici: Importare manualmente decine o centinaia di file GeoJSON da diversi fornitori esteri richiede tempo ed è soggetto a errori umani.
Verifica dell'integrità dei dati: Un file GeoJSON tecnicamente valido potrebbe comunque riferirsi a un'area deforestata dopo il 2020 o a una zona protetta.
Collaborazione con i fornitori: Sollecitare e raccogliere dati precisi da piccoli produttori o intermediari in Paesi terzi richiede strumenti dedicati.

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